Cómo registrarse, operar y evitar los errores que cuestan al 95% de las compañías aéreas sus últimos días (y dinero)
Cuando el Servicio de Impuestos Internos hizo obligatorio el Sistema VAI en Uruguaiana en septiembre de 2025, ABTI publicó rápidamente un tutorial sobre el registro inicial. Fue útil. Era necesario. Pero omitió algo crítico: Qué pasa entre el registro y el funcionamiento efectivo de la operación.
Este artículo llenó ese vacío.
En los últimos meses, hemos operado cientos de billetes a través de la terminal de aduanas BR-290 utilizando el VAI. Teníamos mucha razón. Cometemos errores varias veces. Aprendemos con cada candado, cada código QR caducado y cada certificado digital que decidiste bloquear en el peor momento posible.
¿El resultado? Un 94% de entregas puntuales y una reducción del 83% en los bloques de documentos.
Esto es todo lo que descubrimos: el tutorial técnico que necesita, los errores que debe evitar y la lista de verificación que evitará que VAI sea una molestia y se convierta en una ventaja operativa.
Qué es el sistema VAI (versión diferente del manual oficial)
El VAI (Vigilancia Aduanera Inteligente) es la plataforma del Servicio de Impuestos Internos que automatiza el control de la entrada y salida de vehículos en la Terminal Aduanera uruguaya a través de puertas inteligentes activadas mediante un código QR.
Lo que dice el manual:
- Ir a vaiura.com.br
- Registrar representante
- Generar código QR
- Preséntalo en la puerta
Lo que NO dice el manual:
- El certificado digital debe estar instalado EN EL ORDENADOR al que va a acceder, no solo «válido»
- El correo electrónico registrado recibirá TODAS las notificaciones; elija una que esté monitoreada las 24 horas del día, los 7 días de la semana
- Puede programar con hasta 72 horas de anticipación, pero el tiempo de funcionamiento ideal es de 48 horas (explicamos por qué a continuación)
- Cada representante solo ve sus propios códigos QR: si alguien se va de vacaciones, los horarios son inaccesibles
- Los códigos QR caducados se pueden reprogramar, pero hay un período de tiempo crítico
Estos detalles no están en ningún tutorial oficial. Están en la experiencia de quienes operan.
Registro inicial: lo que hizo ABTI (y lo que faltaba)
O Tutorial ABTI Cubre bien los pasos básicos:
- Acceso al sistema con certificado digital
- Inscripción por correo electrónico y teléfono
- Registro de representantes (CNPJ/LC, nombre de la empresa, tipo TNTI/TETI)
- Carga de los poderes notariales
Complementos críticos basados en el funcionamiento real:
Acerca del certificado digital
ABTI es un punto de certificación autorizado, pero no menciona: pruebe el certificado EN EL SISTEMA VAI antes de la primera operación real. No dé por sentado que «si funciona en el e-CAC, funciona en el VAI». Hemos visto diferentes casos.
Acerca del poder notarial
El sistema acepta una copia impresa de Siscomex como alternativa, pero en la práctica, el análisis de ingresos es más rápido con un poder notarial formal. Si necesita empezar a operar dentro de las 48 horas, no cuente con la impresión.
Acerca de varios representantes
PUEDE registrar más de un usuario y debe hacerlo. Pero ten cuidado: organiza quién programa qué, porque no hay visibilidad cruzada. Nuestra práctica: un representante para las importaciones y otro para las exportaciones, con un protocolo de transferencia claro.
Acerca de la fecha límite de revisión
El tutorial menciona el «análisis previo de los servidores». ¿En la práctica? 24 a 72 horas hábiles. No lo dejes para el último minuto. Registre a sus representantes ANTES de que los necesite.
Los 5 errores que cuestan caro (y cómo evitar cada uno de ellos)
Error 1: programar con 72 horas de antelación
Por qué se siente bien: El sistema permite una advertencia de hasta 72 horas.
Por qué está mal: La documentación puede cambiar, pueden ocurrir imprevistos y reprogramar un código QR con 60 horas de antelación crea más burocracia que programar con 40 horas de antelación.
Solución: Programe con 48 horas de anticipación. Es el punto ideal entre la anticipación (para evitar prisas) y la flexibilidad (en caso de que algo cambie).
Error 2: Confiar en que «el conductor lo resolverá a tiempo»
Por qué se siente bien: Los conductores experimentados conocen la frontera.
Por qué está mal: El VAI no es un proceso negociable en persona. Es un sistema digital binario: aprobado o bloqueado. El conductor no «resuelve» el código QR caducado.
Solución: Cronograma de operaciones administrativas. El conductor solo presenta. Separe las responsabilidades con claridad.
Error 3: uso de datos desactualizados para generar un código QR
Por qué ocurre: La documentación preliminar parece bastante buena.
Por qué se bloquea: Un dígito incorrecto en la placa, un formato CNPJ diferente, un número de identificación incompleto: el sistema lo bloquea todo.
Solución: Lista de verificación de validación previa a la reserva (proporcionamos una plantilla a continuación). Revisa TODOS los campos antes de generar el código.
Error 4: No tener un plan B para un certificado digital caducado
Por qué nadie piensa en ello: «Estamos renovando por adelantado».
Por qué falla: El certificado vence el viernes a las 18:00 horas. La operación requiere un código QR el sábado a las 18:00 horas. La renovación solo es el lunes.
Solución: Tenga siempre dos certificados válidos (PJ y representante legal, por ejemplo) con accesos configurados. La redundancia no es un desperdicio, es segura.
Error 5: tratar cada código QR como un evento aislado
Por qué parece razonable: Cada operación es única.
Por qué pica: Se están perdiendo los patrones de bloqueo, los momentos críticos y la documentación problemática recurrente.
Solución: Hoja de cálculo de seguimiento. Cada código QR: estado final, fecha de lanzamiento, notas. Tras 30 operaciones, dispondrá de una inteligencia operativa que no tiene ningún competidor.
Lista de verificación operativa: desde la programación hasta la finalización
48 horas antes (reserva previa)
- [] Valida la matrícula del vehículo (compruébalo con la foto del documento)
- [] Confirme el operador CNPJ/LC (formato exacto)
- [] Verifique la documentación tributaria completa y los números correctos
- [] Compruebe la validez del certificado digital (margen mínimo de 15 días)
- [] Elija la hora de programación (evite de 9 a.m. a 11 a.m. y de 14 a 16 p.m., flujo máximo)
24 horas antes (confirmación)
- [] Generar un código QR en el sistema
- [] Guarde la prueba en PDF (copia de seguridad local + nube)
- [] Enviar un código QR al conductor (WhatsApp + correo electrónico)
- [] Confirme la recepción y el entendimiento con el conductor
- [] Compruebe el estado del sistema (PROGRAMADO confirmado)
Día de la operación (ejecución)
- [] El conductor confirma la llegada 1 hora antes de la hora programada
- [] Revalidar el estado del código QR (no caducado)
- [] Mostrar en la puerta
- [] Espera la confirmación del billete
Posoperatorio (análisis)
- [] Registra el resultado en una hoja de cálculo (publicada/bloqueada/sobre la marcha)
- [] Si está bloqueado: documente la causa y la resolución
- [] Actualice la lista de verificación con los aprendizajes
Caso real: cuando el código QR caduca 30 minutos antes de la llegada
Situación: La operación de importación está programada para las 10 de la mañana. El conductor se enfrenta a un tráfico inesperado en la BR-290. Llegue a la terminal a las 10:32 a.m. Código QR: CADUCADO.
Error común: Intente «convencer» al fiscal. Pase de 3 a 4 horas haciendo cola para cambiar la fecha.
Nuestra solución (23 minutos):
- Sistema de alerta inmediata para el conductor (10:15 a.m., mientras aún esté en el tráfico)
- Acceso a la operación GO a través del móvil
- Reprograma el código QR para las 11 a.m. (próxima hora disponible)
- El conductor aparece en la puerta 10:48
- El sistema reconoce la reprogramación y libera el pasaje
Lección: Comunicación instantánea + conocimiento del sistema = problema resuelto antes de que se convirtiera en una crisis.
Cómo puede ayudar Transmaas
Implementamos el sistema VAI en septiembre de 2025. Desde entonces, hemos gestionado cientos de tickets con una tasa de éxito superior al 94%.
No porque «tengamos suerte» o «conozcamos gente en Receita». Sino porque transformamos el VAI en un proceso estructurado, no en un evento caótico.
Si quieres obtener los mismos resultados sin tener que:
- Conviértase en un especialista en sistemas del IRS
- Aprender sobre la base del error (caro y lento)
- Un equipo interno dedicado a dominar la VAI
Nuestra metodología de éxito del cliente ofrece algo diferente: subcontratas la complejidad, mantienes el control estratégico.
Gestionamos todo el proceso de VAI para nuestros clientes, desde el registro hasta la postoperación, incluido el análisis de patrones y la optimización continua.
¿Interesado? Hable con nuestro equipo especializado y descubra cómo transformamos sistemas complejos en operaciones predecibles.
Conclusión: el conocimiento es una ventaja competitiva
El sistema VAI es obligatorio para todos. ¿Pero dominarlo operacionalmente? Esto separa a las empresas que operan con previsibilidad de las que siguen apagando incendios.
Esta guía es parte de nuestro compromiso de transformar la complejidad en simplicidad. Porque hace 22 años aprendimos que la logística internacional no consiste en tener los mejores camiones, sino en tener los mejores procesos.
Tu confianza, nuestra tradición.
¿Necesita ayuda para implementar estas prácticas?
Ponte en contacto: 0800 591 4122
Artículo publicado en octubre de 2025. Información actualizada de acuerdo con las últimas directrices de la Ordenanza núm. 47/2025 de la ALF/URA.
